分行秘书工作程序指引

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分行秘书工作程序指引
文摘来源:经纪人社区阅读:9327次 [08-11-28]

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一、行政事务
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        实习报告：实习分行秘书入职前上报主任秘书；
        工作报告：入职分行秘书于每月30日上报，内容为上月工作总结与下月工作计划（事前计划、事后总结）；
        每月考勤卡、考勤报表的上报：
考勤卡：按公司规定打卡，签卡要注明原因，并须直属上司签字确认方可；
考勤报表：认真填写表格所需内容，切不可造成漏填少报（填报所有涉及的日期全属当月，当月之前的则无需填写）；
        分行人员入职时间以到人力资源部办理手续的时间为准，需携带相关资料及所需表格到行政人事部面谈，即后办理入职手续。并督促相关人员同时办理担保手续（担保人需提供户口本及身份证原件），担保一年有效；
        分行人员离职时间以在分行交接当日时间为准（分行经理级以上人员离职须主任秘书到现场进行财务及物品交接）；
        办公用品的申请：每月20-23日为申请时间，大件物品须先申请后购买；
        名片的申请：每周星期五12：00提交名片申请，每人每次申请不可超过两盒。

二、财务事务
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【每月工作】：
        收据、合同自领取日起计三个月未核销的，应退回财务部办理核销及重新领取手续；
        对帐：时间为每月初（具体时间财务部通知）；
        所须上报表格：租佣对帐表、考勤表、买卖业绩表、工资卡号统计表；
        费用报销：时间安排与财务安排对帐时间一样（每张报销单上必须有经理签字确认）；
        分行已成交单跟进表：每月5日前上报主任秘书处；
        分行未结单明细表：每月5日前上报主任秘书处
        合同收据核销、盘点表：每月5日前上报财务部；
        铺位租金、水、电、管理费、广告位租金、空调费等费用的申领与核销；
        清洁工工资的支付。

【每日工作】：
        每天上班即对分行收据、合同进行检查及核销工作；
①收据所列内容和金额与合同所载内容一致；
②涂改（包括涂改液）、挖补的合同、收据不予核销并及时上报；
③出现以上所述及不及时核销收据、合同的及时上报；
        租佣、定金、诚意金的收付；
        租佣：收取→开出租佣收据（交客户、业主）→存入指定帐户（24小时内）→备份合同复印件、收据第三联、银行存款回单财务查验；
        定金、诚意金：签订委托书或合同（交易员）→收取定金、诚意金→开出收据客户联（交客户）→存入指定帐号（24小时内）→收据第三联同银行回单传真至财务部（同时MSN短信通知相关人员款项入帐）→到财务部交收据第三联原件及银行回单原件并由财务相关人员在收据明细确认表上签收；
        付定：签订购买、租赁委托书→业主收条（加盖指模）→留备身份证复印件（查看原件）→收取房产证原件或银行抵押合同原件（收取订金人民币5000元以上的）；
如以上条件无法全部满足，业主收定须总经理签字；如无则分行秘书应及时填写《违规放款反馈表》，为确保无误请先查档；
        分行内任何一笔付出的款项，必须由经理签字，如有特别放款的还须由总经理签字方可；
        分行成交单上报财务部与客服部所须资料：
财务：合同（居间、单边）复印件、房产证复印件（抵押合同）、成交报告（交易员及经理签字）、客户（业主）身份证复印件，并由财务相关人员签收确认。
客服：合同（居间、单边）复印件、房产证复印件（抵押合同）、成交报告（交易员、经理签字）、家私清单、客户（业主）身份证复印件，并由客服相关人员签收确认；
        收取款项不开收据的按违规处理；
        业主与客户直接收付定金的，分行留备业主开给客户的收款收条复印件以备查验；
        每日收支、罚款、活动基金流水帐的记录；

三、分行事务
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        分行人员的值班休假安排；
        报纸广告的剪贴，橱窗广告的更换（颜色不可太多）；
        考勤的统计与上报（外出登记的跟进），当天出勤情况及时上报行人事部（如迟到、早退、例休、请假、旷工等）；
        每日业绩的统计（与分行经理充分沟通，不可造成少报、错报业绩）；
        公告栏的布置与更新；
        公司公告的传达与张贴（及时跟进及反馈信息）；
        分行内固定资产的维护（办公桌椅、墙壁、电子设备等）；
        行为规范的监督（着装、形象等）；
        简单公文的起草（分行内的业务表格、文书文件等）；
        分行人员变动（入、离职、调动）的跟进与新入职人员的基本培训；
        日志的统计与检验，并监督执行相应的惩罚制度；
        分行打印机墨盒至总务处以旧换新；
        维持分行日常清洁卫生

四、监督职能
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     各种违反政策法令、规章制度的苗头或行为，发现后及时上报

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[武汉] 15307165353 [长沙] 15307165353 [江西] 13602675916 [南宁] 13878876378 [沈阳] 15804662075 [大连] 15804662075
[海口] 15120790561,0898-65203645 [长春] 15804662075 [哈尔滨] 15804662075